はじめに：残業は確実に減らせる！
本書は、業務効率化のためのルーチン化を実現する応報について詳しく説明した本です。役に立つ仕事のルーチン化ノウハウがぎっしりです。
具体的かつ丁寧に書く項目が説明されていて、はっきり言って誰でも業務効率化ができるように、説明がなされています。理路整然と説明が進んでいく様子は、まさに『仕組み化』された執筆のたまものなのでしょう。
『あ、これは実行すれば確実に効率化ができるな』そう思わせてくれる本です。
目次
なぜルーチン化が必要なのか
時間が足りない！
そう思うところの、本当のところは下記の2つのいずれか両方、もしくはどちらかです。
- 締め切りがキツすぎて無理やり急ぐか手を抜くかしないといけない
- リラックスする自分(たち)のための時間が十分でない
実際には時間は存在しますので、上記1,2の不満を解決すれば良いことは理屈上は明らかです。それぞれに対応する解は2つでしょう。
- 締め切りがキツくならないように時間配分する
- 予め自分(たち)の時間を多めに配分しておく
何がポイントかわかりますか？
それは、適切な時間配分をすることです。そのために仕組み化をする必要があるのです。適切な時間配分ができるようになると、下記の良いサイクルが回り出します。
- 時間を量で捉え、仕事に使える時間を計算する
- 業務を細分化し、各業務に割り当てる時間を決める
- それをルーチン化し、正確な必要時間を見積もれる
- 繰り返すことで、各業務にかける時間が短くなる、必要時間の見積もりも上達する
- 空き時間が増え、突発事項に対応する余裕ができる
- 前もって各業務の準備をすることができるようになり、更に各業務にかかる時間が短くなる
イメージがついたでしょうか？続いてもう少し具体的な話をしましょう。
仕事を徹底的にルーチン化する
ルーチン化がなぜ必要かイメージできたら、実際に業務をルーチン化することを徹底しましょう。具体的には下記を意識しましょう。
- 仕事は締め切りまでの日数まで当分割する
- 見通しがつかない仕事はまず始めてみて骨組みを作る。骨組みがわかれば日数が見積もれる
- 苦手な人への連絡は、毎日少しずつ書いて数日で完成させる。気持ちのゆらぎをなくす
- リマインダーには自分への予約メールやそれに類するツールを使う
これらに共通するのは、あなたの『ロボット』を鍛えるということです。専門用語で言うと『自動的過程』です。
ピアノや自転車、外国語、タッチタイピングなどは、初めは意識的に行わないといけないので非効率ですが、一度習得してしまえば、あとは自動で身体が反応し動きます。これが自動的過程です。
これと同じことを業務の仕組み化では目指すのです。どんどん業務をこなす速さは強化されますし、パワーも抑えられます。結果的にもっと違う部分にエネルギーを使えるのです。
ルーチン化のための3つのテクニック
To doリストでなく『クローズリスト』
やらなければならないことが出てきた時に追加していくTo Doリストは、時間管理に適しません。
クローズリストとは、やらなければいけないことの最大限を決め、終えたものを消していくのです。。今日やることのみをリスト化し、終わったらリストが減っていく方式です。
これは実際私も行っていますが、業務に対するやる気が段違いに変わっています。ひとつのタスクを終わらせる度に、帰りが近づくのです。終わりに向かって仕事が進みます。
アイデア発想ルーチン化のための4ステップ
著者は、アイデア本を読み漁るうちに、発想そのものをルーチン化してしまえることに気づきました。
著者なりののアイデア発想法は2つの本に集約することができるようです。
- 作者: ジェームス W.ヤング,竹内均,今井茂雄
- 出版社/メーカー: CCCメディアハウス
- 発売日: 1988/04/08
- メディア: 単行本
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発想法のバイブルですね。
ルーチン化された方法の具体的には下記手順です。
- 厄介事に直面する(課題認識)
- 課題解決のためのデータ収集
- 事実を確認し、常識を疑う
- 問題から一端離れてみる、時間を置く
このステップを踏むことで、問題に対する発想が生まれます。
◯時～△時の考え方は無意味。時間を量で捉える
クローズリストにある全ての業務をかかる時間量で表します(休憩も入れること)。そうすれば、現在から休憩含む全てのタスクが終わった時の時間がわかります。
◯時～△時というような時間管理の仕方では、無駄時間が必ず発生します。毎日それが積み重なると恐ろしいほどの時間が消費されているのです。
また、業務を遂行したら、実績を記録します。繰り返すことで見積もり精度も上がりますし、必要時間も減少していくことでしょう。自動的過程の力です。
おわりに
いかがでしたでしょうか。
無駄な時間を減らして子どもと遊ぶ、運動や瞑想をする、ヨガをする、楽器をする、バンドをしてみる、本をたくさん読む......etc, なんでもよいですが、好きなことに使う時間を増やせますように！
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